COVID19 en el sector tecnológico: teletrabajo frente a la crisis

2020 será recordado por el año en el que el Coronavirus COVID19 cambió la forma en la que veíamos el mundo. El año en el que este virus desencadenó una crisis social, sanitaria y económica de proporciones nunca vistas en nuestra generación. Que puso en jaque por igual a los gobiernos de las potencias más poderosas del mundo y al de los países más humildes. Puede que también sea recordado por el año en el que un pequeño virus nos hizo cambiar la forma que teníamos de entender el trabajo y los negocios gracias al teletrabajo.

Teletrabajo para afrontar el reto del aislamiento

Hoy, nos enfrentamos a un auténtico reto de superación social, en el que siguiendo las recomendaciones de las autoridades sanitarias como las OMS y de nuestros Gobiernos, nos retiramos de las calles para tratar de frenar la curva de propagación de esta enfermedad. Sin embargo, el mundo debe de seguir girando y debemos estar preparados. En este sentido, el teletrabajo ha supuesto un auténtico reto para muchas empresas que se han visto obligadas a adaptar infraestructuras y procesos a esta nueva casuística.

En Irontec estamos muy habituados a este tipo de metodología de trabajo, ya que llevamos muchos años ofreciendo servicios en remoto a nuestros clientes, parte del equipo trabaja ya de esta forma, trabajamos con metodologías ágiles de control y seguimiento de proyectos, disponemos de plataformas de comunicaciones preparadas… Además, contamos con infraestructuras cloud y con la experiencia previa para extender esta metodología. De hecho en las últimas semanas estamos recibiendo muchas peticiones relacionadas con esta cuestión.

Por ello, desde Irontec, queríamos compartir -desde la humildad, ya que seguro que hay muchísimas formas diferentes de afrontarlo- nuestra experiencia desde el punto de vista más “técnico”, por decirlo de alguna forma, por si pudiera ser de ayuda. En otro artículo, os damos algunos consejos prácticos para el teletrabajo a través de la experiencia de personas de nuestro propio equipo que ya trabajan en remoto en su día a día.

El plan de continuidad y tecnologías habilitadoras

En primer lugar, como punto de partida a la hora de afrontar la situación, es importante definir un plan de continuidad que te permita enfrentarte a una situación como esta. El plan de continuidad es un documento que describe las amenazas y procesos de contingencia (DRP o Disaster Recovery Plan) para afrontar una crisis de cualquier índole, no solamente la del COVID19. Es una herramienta que resulta muy importante para protegerse ante cualquier contingencia: desde un ataque cibernético, un robo de información o un virus como este, que nos aleja de nuestro puesto de trabajo.

La profundidad del análisis puede variar muchísimo dependiendo de la tipología y tamaño de la empresa en la que nos encontremos, pero podríamos identificar algunas de las preguntas clave básicas que deberíamos hacernos a la hora de elaborar cualquier plan:

• Sobre los datos corporativos e infraestructuras: ¿dónde están mis datos? y ¿qué pasaría si el lugar donde están mis datos desaparece porque le cae un meteorito?
• Sobre el acceso a la información: ¿y si el meteorito cae en mi oficina como puedo hacer para acceder a ellos desde otro sitio? ¿Y como lo hago de forma segura?
• Sobre la comunicación del equipo y con los clientes: ¿Disponemos de las herramientas adecuadas?
• Sobre la gestión de proyectos: ¿Cuáles son los procedimientos para coordinar a nuestro equipo en caso de que tengamos que mantenernos separados? ¿De qué manera puedo seguir los avances del proyecto? ¿Cómo puedo compartir la información con mis compañeros?

Una buena y elaborada respuesta a estas cuestiones resulta vital a la hora de sentar los pilares para afrontar, entre otras cosas, el reto del teletrabajo. Sería muy difícil trabajar sin poder acceder a la información corporativa o sin poder comunicarnos eficientemente con nuestros compañeros. Pero entremos un poco más a fondo en cada una de ellas.

Sobre los datos corporativos e infraestructuras

La primera pregunta pregunta hace referencia a nuestros datos corporativos como ERP, CRM, gestión documental, herramientas de gestión de proyectos, repositorio de ficheros compartidos, etc. Lo más importante es tener los datos en una infraestructura que cuente con mecanismos para garantizar la alta disponibilidad, accesibilidad garantizada y la persistencia de los datos ante un desastre mediante un buen sistema de backup. Ya hablábamos en más profundidad del paso de entornos clásicos monoserver a entornos de alta disponibilidad este post de nuestro blog.

Tradicionalmente, las infraestructuras de las empresas se encontraban ubicadas en las propias organizaciones. Desde un pequeño servidor en una pequeña oficina, a un CPD propio en las grandes corporaciones. Hoy en día la llegada de las infraestructuras cloud ha cambiado este escenario. Las infraestructuras cloud, tanto públicas (Amazon, Google, Azure…) como cloud privadas están ayudando mucho en este ámbito, ya que nos permiten tener la información en la nube de forma segura y redundada.

Sin embargo, lo más extendido hoy en día es contar con infraestructura híbrida, es decir, parte in-house, parte en el cloud público y parte en el cloud privado. Este tipo de arquitecturas nos brindan la posibilidad de contar con recursos redundados geográficamente, permitiendo sobrevivir a desastres críticos.

Pero no vale solamente con redundar los recursos en diferentes centros de datos, la conectividad entre dichos centros de datos también debe estar redundada y asegurada. Aquí es donde los equipos de ingeniería de comunicaciones entran en escena para desplegar arquitecturas de red basadas en protocolos como BGP, que nos permiten establecer conexiones entre centros de datos evitando el punto único de fallo.

Finalmente, respecto al sistema de backups, hay muchos aspectos que pueden influir en la tipología y tecnología a utilizar, pero hay dos variables clave que deberíamos definir adecuadamente: el RPO (Recovery Point Objective) y el RTO (Recovery Time Objective). El RPO varía en función del negocio y responde a la siguiente pregunta: ¿cuánto tiempo me puedo permitir trabajar sin backup?. Esta variable definirá la frecuencia de los backups y, por lo tanto, el coste total necesario. No es lo mismo una empresa que se pueda permitir una pérdida de 6 horas de trabajo, que un banco que necesita tener asegurada cada transacción. El segundo parámetro, RTO, marcará cuál es el tiempo de restauración de los datos después del desastre. A partir de estas dos variables podremos definir nuestra política de backup y retención de datos.

De la infinidad de tecnologías existentes en el mercado, recogemos en este artículo una pequeña muestra de aquellas, que bien por ser Software Libre o bien por estar tremendamente extendidas, recomendamos desde Irontec:

• HAProxy: HAProxy es un balanceador HTTP/HTTPS Software Libre que puede utilizarse para múltiples tareas como el balanceo de carga, redireccionador de URLs, o SSL offloading para encargarse de gestionar el cifrado SSL, quitando carga a los servidores de backend.
• Proxmox: es un ecosistema de virtualización basado en Software Libre que nos permite desplegar una infraestructura de servidores virtualizados sobre los que desplegar nuestro software y datos.
• PFsense: es una distribución Software Libre para el despliegue de firewalls y routers corporativos. Nos permitirá asegurar y generar accesos mediante VPN para nuestros usuarios remotos.
• Bacula backup: sistema de backup de Software Libre para montar la infraestructura de backup de nuestros servidores.
• NextCloud: sistema de almacenamiento de archivos compartidos corporativo. Es una alternativa de Software Libre a sistemas como Dropbox. Además, en sus versiones más recientes, instalando la extensión Onlyoffice, se convierte en una suite ofimática online que permite la edición colaborativa de documentos, presentaciones y hojas de cálculo.

Sobre el acceso a la información (seguro y disponible)

Una vez que nuestros datos están en un sitio seguro, es importante pensar en cómo vamos a acceder a ellos. Las soluciones cloud están facilitando mucho esta tarea, ya que los datos están en centros de datos altamente accesibles desde cualquier lugar. Sin embargo, en muchas ocasiones no nos interesará que se pueda acceder libremente y sin control a ellos, ya que esto supondría un riesgo innecesario. En estos casos, lo que necesitamos es que estos datos solamente sean accesibles por el personal de nuestra empresa. Para ello es importante contar con un buen sistema de VPN o red privada virtual. Estos sistemas nos permiten acceder a los datos corporativos como si estuviéramos físicamente en la oficina.

En general, la seguridad en la comunicación irá garantizada por la propia VPN cifrada, pero existen escenarios en los que que por la criticidad, tamaño de la empresa u otros factores será necesario implementar mecanismos de seguridad adicionales. Imaginemos que alguien roba el portátil de un trabajador de la empresa, solamente conectando la VPN podría tener acceso a la red corporativa. Aquí entran en escena los mecanismos de autenticación de acceso de doble factor o de múltiple factor (2FA / MFA), que permiten añadir una capa adicional de seguridad. Estos sistemas garantizan la autenticidad del usuario mediante 2 o más factores, como por ejemplo una contraseña fija y una contraseña temporal (OTP) generada desde una app corporativa, o un sistema basado en una clave enviada por SMS a un terminal conocido.

Finalmente, la disponibilidad de la conexión debería estar también garantizada. ¿Qué pasaría si nuestro concentrador de túneles VPN localizado en el CPD de nuestra oficina sufre un incendio? En estos casos es necesario contar con sistemas de replicación de la arquitectura VPN en varios CPDs así como contar con rutas redundadas utilizando BGP.

En Irontec, de entre los muchos sistemas de VPN que hemos probado, nos quedamos con OpenVPN, un sistema Software Libre ligero, potente, seguro y sencillo. Cuenta con clientes para Windows, Mac, GNU/Linux y dispositivos móviles. Sin duda, uno de los pilares del teletrabajo.

Sobre la comunicación del equipo y con los clientes

El siguiente paso sería comunicarnos con nuestros clientes y entre los integrantes del equipo. Los sistemas de telefonía IP, llegaron para revolucionar los sistemas de comunicaciones, permitiendo desacoplar el terminal de la centralita a través de las redes IP locales o públicas. Esto se traduce en que podemos atender a nuestros clientes de forma completamente descentralizada y deslocalizada a través de terminales IP o de un softphone instalado en nuestro ordenador.

La telefonía IP ha traído además algunas funcionalidades muy interesantes como las salas de conferencia, buzones de voz que podemos recibir en nuestro email si no podemos atender la llamadas, control superflexible de la centralita a través de interfaces web… Y por supuesto, todos los integrantes del equipo podemos comunicarnos como si estuviéramos trabajando en la misma oficina.

En esta ámbito, existen muchas herramientas potentes para la gestión de las comunicaciones de voz. Destacamos a continuación algunas de las más importantes:

• Asterisk: es sin duda una de las soluciones libres más extendida en el mundo para desplegar soluciones de centralita IP tanto in-house, como en la nube. Permite la conexión a la red pública de telefonía mediante gateways o tarjetas.
• ivoz Business: es la solución de telefonía IP avanzada basada en Asterisk y muchos otros componentes abiertos y estándar que desarrollamos en Irontec desde hace más de 10 años. Esta solución aporta todo lo necesario para proyectos en los que se requiere alta disponibilidad, gestión de altos volúmenes de tráfico, flexibilidad y sencillez a la hora de gestionar el sistema.
• Linphone: es un softphone Software Libre que tiene aplicación para los principales sistemas operativos: GNU/Linux, Windows, Mac y plataformas móviles Android e iOS.ç
• Jitsy: es una plataforma de multi-videoconferencia 100% libre que permite realizar conferencias de calidad con compartición de escritorio, grabación, etc. Se puede desplegar tanto in-house como en la nube, e incluso puede usarse de forma completamente gratuita a través de https://meet.jit.si

Aunque la comunicación directa vía telefónica es muy necesaria y útil para los equipos de trabajo que están trabajando a distancia, en muchas ocasiones puede resultar poco eficiente, ya que la continua interrupción que producen puede llegar a ser molesta. Nosotros, y muchísimas empresas en el mundo, encontramos la solución en los sistemas de mensajería asíncrona, que puedes leer cuando lo consideres oportuno, evitando interrupciones innecesarias.

Por citar los dos que más nos gustan:

• Slack: es una de las soluciones privativa de chat más extendida. Empezar a utilizarlo es muy sencillo y gratuito. Para infraestructuras un poco más grandes puede ser interesante contratar el servicio en pago por uso para poder guardar los históricos completos de mensajes.
• Rocket.chat: es una sistema de mensajería libre alternativo a sistemas propietarios como Slack. Cuenta con aplicaciones cliente para GNU/Linux, Windows, Mac, Android e iOS. Soporta integraciones con aplicaciones de terceros, traducción simultánea del chat en tiempo real… y permite su despliegue in-house o en la nube. Es un sistema que nos posibilita tener control absoluto de nuestro sistema de comunicaciones.
• Riot.im: es un cliente de Matrix, libre y seguro, que pone el énfasis en el rendimiento y la usabilidad de la herramienta. Disponible en navegador así como en app para desktop y móvil (iOS y Android). Mozilla ya incorporado la herramienta para sus comunicaciones internas y su penetración en el mundo open source es cada día mayor. Un sistema que mejora cada día, como puede apreciarse en los changelogs.

Sobre la gestión de proyectos

Llegados a este punto ya solo falta trabajar en sí mismo ;). Este es otro de los retos importante del teletrabajo. El hecho de estar separados supone un importante desafío a la hora de coordinarnos entre las personas que formamos parte de los equipos. Aquí la metodología de trabajo es clave. Es importante que todos los integrantes del equipo conozcan claramente los objetivos y las tareas a realizar de una forma ordenada.

Las metodologías agile utilizadas por equipos de desarrollo pueden ser una buena referencia. Estas metodologías, explicado de forma extremadamente minimalista, se centran en agrupar el trabajo en tareas atómicas que se pueden estimar, evolucionar a lo largo del tiempo y controlar su avance gracias a un tablero de tareas compartido entre todos los integrantes del equipo. Esta metodología ofrece a todos los componentes del equipo la visión y compartición de objetivos y tareas comunes, facilitando el avance ordenado de los proyectos.

Existen muchísimas y diversas herramienta para gestionar y organizar proyectos. Nombramos aquí algunas que utilizamos en Irontec o algunos de nuestros clientes:

• Mantis Bug Tracker: se trata de una herramienta de seguimiento de incidencias o tickets que permite establecer un listado de tareas por proyecto que puede ser compartido por todo el equipo. Además se puede integrar al cliente dentro del proceso, pudiendo éste añadir tareas de forma sencilla.
• Trello: herramienta online, no libre pero sí con versión gratuita, para la organización de tareas en equipo mediante tableros. Es una herramienta superútil que puede ser utilizada casi en cualquier entorno laboral para coordinar equipos. Cuenta con un sistema de add-ons que permiten extender su funcionalidad incorporando calendarios, integración con slack o con correo electrónico etc.
• Gitlab: para los equipos de desarrollo de software, esta herramienta libre proporciona una completa suite de gestión integral del ciclo de producto. Ésta herramienta permite, entre otras muchas cosas: control de versiones, apertura de tickets y monitorización de tareas, automatización de pases a producción o la gestión del control de calidad.
• Jira: es una herramienta online no libre para la gestión integral de proyectos. Permite la definición de tableros, integración con aplicaciones de terceros y gestión operativa de proyectos.

Confío en que toda esta información que he recopilado pueda seros de utilidad a la hora de reflexionar sobre nuestras infraestructuras, comunicaciones y metodologías de trabajo ante un desafío como al que nos estamos enfrentando ahora mismo. Me gustaría tener una visión positiva (dentro de lo razonable) de la situación, pensando que cada reto puede ser una oportunidad para superarse, mejorar y salir fortalecido.

Espero que todos y todas estéis bien, que hagáis acopio de paciencia para poder llevar lo mejor posible los próximos días y, por supuesto, que dentro de lo posible, sigamos quedándonos en casa para frenar la epidemia y que toda esta situación se resuelva cuanto antes. ¡Mucho ánimo!

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