Estado free/busy o libre/ocupado en Zimbra

¿Para qué sirve la función free/busy?

He de reconocer que hasta hace unos pocos años era un usuario muy básico en cuanto a gestión de agendas. Sinceramente pensaba que compartir agenda era el «no va más» y que estaba a la última. Nada más lejos de la realidad. Pero un buen día enredando en la configuración de Zimbra, descubrí nuevas posibilidades, llamándome especialmente la atención la funcionalidad de free/busy.

La función free/busy permite conocer a otros usuarios si tienes disponibilidad o no a una hora determinada, simplemente informando si estás libre u ocupado, manteniendo la privacidad del contenido de la agenda.

Genial, ¿si?, puedo compartir mi agenda públicamente, pero sin desvelar el contenido de la misma.

Personalmente me resulta bastante útil para cerrar reuniones con varias personas ajenas a Irontec a la vez y con clientes con agendas complicadas (dejando que sean ellos quienes decidan cuando les viene bien a ellos mirando tu agenda) y sobre todo, cuando la confirmación del cierre de una reunión se alarga en el tiempo (quizás en un momento tienes todo el día libre, pero 2 horas después ya no).

Zimbra nos permite, en cada cita que creemos, elegir si estamos libres u ocupados (muy útil cuando una cita no es una reunión, sino simplemente un recordatorio de algo que debemos hacer).

¿Cómo ver el estado libre/ocupado de un usuario de Zimbra?

Zimbra, por defecto, crea una URL tal que así para cada usuario y agenda:

https://zimbra.dominio.com/home/[email protected]?fmt=freebusy

https://zimbra.dominio.com/home/[email protected]/Calendar?fmt=freebusy

Las variables que debemos tener en cuenta son:

• Nombre de dominio: nombre de (sub)dominio donde está el servidor zimbra en tu empresa.
• Usuario: nombre del usuario del buzón
• Calendario: nombre del calendario en cuestión que queremos consultar. El nombre del calendario por defecto es ‘Calendar‘. En caso de no indicar ningún calendario, se mostrará el estado agregado de todos los calendarios.

Dicha URL muestra una web navegable con una vista del mes actual, permitiendo consultar el estado libre/ocupado de todas las agendas agregadas, visualizable por días, semanas y/o meses.

Además permite descargar o consultar el Calendario en formato iCalendar (según el RFC5545 la extensión ifb se utiliza para ficheros con información libre/ocupado)

https://zimbra.dominio.com/home/[email protected]?fmt=ifb

https://zimbra.dominio.com/home/[email protected]/Calendar?fmt=ifb

https://zimbra.dominio.com/home/[email protected]/Calendar?fmt=ifb&fbfmt=event

https://zimbra.dominio.com/home/[email protected]/Calendar?fmt=ifb&start=0d&end=60d

Una de las ventajas de Zimbra, es que los recursos ubicaciones (salas de reuniones, auditorio, comedor…) y equipos (portátiles, coche de empresa, proyectores, móvil de soporte…) se gestionan como si fuesen usuarios, por lo que cada uno tiene también su propio Calendario para poder visualizarlo y gestionarlo.

El free/busy de una sala de reuniones (cuyo recurso se llame ‘salareuniones’) podría ser:

https://zimbra.dominio.com/home/[email protected]?fmt=freebusy

¿Verdad que con esto se te están ocurriendo un montón de posibilidades?

Para compartir con otros usuarios tu estado libre/ocupado, se puede hacer muy fácilmente a través de la agenda (haciendo click en el símbolo con apariencia de rueda a la derecha de Agendas):

• HTML: crea un nuevo email con la URL para consultar vía web el estado libre/ocupado de todas las agendas en el cuerpo del mensaje.
• ICS: crea un nuevo email con la URL para consultar en formato iCalendar el estado libre/ocupado de todas las agendas en el cuerpo del mensaje (no crea citas en los momentos free/busy, solo recoge información de que a esa hora está ocupado VFREEBUSY).
• Evento ICS: crea un nuevo email con la URL para importar en formato iCalendar el estado libre/ocupado de todas las agendas en el cuerpo del mensaje (importa un calendario completo, con citas en los momentos free/busy VEVENT).

¿Cómo (des)activar el estado libre/ocupado?

Por defecto Zimbra viene con la función libre/ocupado habilitada de forma pública para todos los calendarios. Puede ser que este comportamiento no nos guste, nos parezca demasiado intrusivo. No debemos preocuparnos porque es posible limitar la privacidad de dicha configuración, restringiendo el acceso al estado de la agenda, tanto a nivel global para todos los calendarios, como para cada uno de forma individual.

• De forma global para todos los calendarios:

 

• De forma individual para cada calendario:

 

• De forma avanzada como administradores de  Zimbra:

Para consultar las carpetas de un usuario:

zmmailbox -z -m [email protected] gaf

Los calendarios son aquellos indicados como APPO en la columna View.

Con el siguiente comando se puede saber si un calendario permite ser incluido en libre/ocupado:

zmmailbox -z -m [email protected] gf /Calendar

Da un montón de información, incluyendo:

    "isExcludedFromFreeBusy": false,

Para desactivarlo (0) o activarlo (1):

zmmailbox -z -m [email protected] mfefb /Calendar 0

  Help: modifyFolderExcludeFreeBusy(mfefb) {folder-path} [0|1*]

Con un poco de kungfu scripting fácilmente podremos cambiar el comportamiento por defecto de todas las agendas de todos los usuarios 😉

Conclusiones

Hoy en día, en 2015, me parece ya totalmente imprescindible disponer de un sistema de gestión de calendarios avanzado como el de Zimbra (u otras suites), con que nos permita mejorar la productividad, reducir el tiempo dedicado a cerrar fechas de reuniones y ayudarnos a organizarnos un poco mejor.

Además de los usos evidentes de la función free/busy, en Irontec nos ha resultado muy util para un par de situaciones: gestionar eficientemente los portátiles y el coche de empresa.

Habitualmente pasaba que la gente se quejaba de que no había portátiles suficientes para poder utilizar en los desplazamientos y proyectos que así lo requerían. Tras analizar las agendas históricas de los diferentes recursos mediante free/busy, se observaba que los recursos estaban bien dimensionados (apenas había momentos con todos los recursos reservados) y que lo que fallaba era más bien el protocolo de devolver el recurso a tiempo y en su lugar y no dejarlo olvidado.

Ahora que nos mudamos a Bilbao y el aparcamiento se volverá un bien escaso, gestionar bien la agenda del coche de empresa va a ser imprescindible.